Tässä artikkelissa opimme luomaan avattavan luettelon käyttämällä tietojen tarkistusta Microsoft Excelissä.
Tietojen validointiominaisuus parantaa Excelin tietojen syöttämisen tehokkuutta ja vähentää virheitä ja kirjoitusvirheitä. Voit rajoittaa merkintöjä validointiehtojen mukaisesti tai jopa luoda mukautettuja sääntöjä soluun syötettäville tiedoille. Jos virheellinen tieto on syötetty, se näyttää viestin ja estää käyttäjää syöttämästä tietoja määritetyn ehdon perusteella.
Ymmärrämme, kuinka voit käyttää tätä ominaisuutta esimerkkien avulla.
Sarakkeessa A on tuoteluettelo, ja haluamme tehdä avattavan luettelon kaikista tuotteista.
Noudata alla olevia ohjeita:-
- Valitse mikä tahansa taulukon solu
- Jos haluat luoda avattavan luettelon, siirry Tiedot -välilehteen> Tietotyökalut> napsauta Tietojen validointi
- Tai voimme käyttää pikanäppäintä ALT + D + L.
- Tietojen validointi -valintaikkuna tulee näkyviin
- Valitse Salli -luettelosta ”Lista” -vaihtoehto
- Valitse Lähde -välilehdessä tuoteluettelo
Huomautus: -Ennen OK-painikkeen napsauttamista huomaat, että oletusarvoisesti "Ohita tyhjä" ja "Solun sisäinen pudotusvalinta" ovat valittuna. Ensimmäistä valintaruutua "Ohita tyhjä" käytetään sallimaan tai ohittamaan tyhjät kohdat solu, jos se on valittu. Jos se ei ole valittuna, Excel ei salli tyhjiä kelvollisina syötteinä ja virheilmoitus tulee esiin. Toinen valittuna oleva vaihtoehto on "Solun sisäinen pudotusvalikko", jota käytetään näyttämään nuoli, kun napsautat solua. Joten jos poistat tämän valinnan, avattava nuoli katoaa.
- Siirrymme nyt kohtaan "Syöttöviesti" ja kirjoitamme otsikkoon "Valitse tuotteen nimi" ja viestin runkoon "Valitse tuotteen nimi luettelosta"
- Siirrymme sitten kohtaan "Virhehälytys", ja oletusarvoisesti virhetyyliksi on valittu "STOP". Joten otsikkoon kirjoitetaan "Virheellinen tuotenimi" ja sitten virheilmoitukseen "Valitse tuotteen nimi luettelosta". Ja nyt napsautamme OK.
- Napsauta OK, voimme nähdä syöttöviestin keltaisessa tekstissä avattavan nuolen kanssa
- Kun olet napsauttanut pudotusvalikkoa, näemme kaikki valitsemamme tuotteet näkyvät avattavassa luettelossa. Voit valita minkä tahansa näistä kirjoittamisen tai muistamisen sijaan
Huomautus: -Jos haluat tyhjentää tekstin solussa, jossa on tietojen validointi, voit mennä soluun ja paina Poista-komentoa. Sisältö poistetaan solusta, mutta se on siellä avattavassa luettelossa
- Lisäksi kun et ole solussa, jossa olemme soveltaneet tietojen validointia, näet, että nyt siinä ei ole avattavaa nuolta. Pudotusvalikko tulee näkyviin vain, jos valitset kyseisen solun
- Jos haluat poistaa tietojen validoinnin kokonaan solusta tai alueelta, siirry vain tietojen vahvistusikkunaan ja näet tämän vaihtoehdon "Tyhjennä kaikki"
- Napsauta sitä ja napsauta nyt OK. Heti kun painamme Enter -näppäintä, tietojen vahvistus poistetaan solusta
Avattavan luettelon voi luoda myös muulla tavalla. Määrittelemällä alueen nimen voimme luoda avattavan luettelon. Ymmärtääksesi toimi seuraavasti:-
- Joten meillä on sama luettelo täällä alueella A9 - A15
- Valitsemme alueen, ja nyt voimme joko mennä nimikenttään ja antaa tälle alueelle jonkin nimen tai voimme käyttää Määritä nimi
- Siirry Kaava -välilehteen> Määritetyt nimet> ja napsauta sitten Määritä nimi
- Kirjoitamme nyt "Product_Name" tänne nimikenttään, ja olemme jo valinneet alueen, joten napsautamme OK
- Siirrymme jälleen tietojen validointi -ikkunaan ja valitsemme valintatavoiksi ”Lista”. Ja tällä kertaa alueen valitsemisen sijaan meillä on määritetty nimi tässä lähdelaatikossa
Huomautus:- Jos muistat listalle antamasi nimen, voit kirjoittaa sen tähän, jota edeltää ”yhtäsuuri” -merkki tai voit painaa F3-näppäintä. "PASTE NAME" -ikkuna tulee näkyviin ja voit etsiä kaikki nykyisessä työkirjassa käytettävissä olevan alueen nimet.
- Nimesimme alueen "Product_Name", napsautamme sitä ja sitten OK
- Napsauta OK ja saamme avattavan luettelon tähän soluun
Joten, voit luoda avattavan valikon käyttämällä tietojen validointia Excelissä annettujen esimerkkien avulla.
Napsauta videolinkkiä, niin pääset nopeasti käyttämään sitä. Tilaa uusi kanavamme ja jatka oppimista kanssamme!
Jos pidit blogistamme, jaa se ystävillesi Facebookissa. Voit myös seurata meitä Twitterissä ja Facebookissa.
Haluaisimme kuulla sinusta, kerro meille, kuinka voimme parantaa, täydentää tai innovoida työtämme ja parantaa sitä sinulle. Kirjoita meille sähköpostitse