Raportteja valmistellessasi haluat, että käyttäjät syöttävät henkilökohtaisia tietojaan Excel -laskentataulukkoon. Jotta voimme estää käyttäjiä syöttämästä SSN-numeroa, joka on suurempi tai pienempi kuin 9 numeroa, käytämme Excelin sisäänrakennettua ominaisuutta Data Validation.
Otetaan esimerkki:
- SSN ei saa olla enempää kuin 9 numeroa, mikä rajoittaa käyttäjän pääsyä SSN: ään ja estää häntä syöttämästä numeroita, jotka ovat pienempiä tai suurempia kuin 9.
- Sarakkeessa A on nimet ja sarakkeessa B haluamme ihmisten antavan SSN -tunnuksensa
- SSN -numeroa syötettäessä haluamme käyttäjän syöttävän 9 numeroa, koska SSN vaatii täsmälleen 9 numeroa (ei enempää tai vähemmän kuin).
- Valitse solut, joissa tietojen validointia on käytettävä SSN -koodia syötettäessä.
- Klikkaa Tietojen nauha
- Sisään Datatyökalut ryhmä, napsauta Tietojen validointi
- The Tietojen validointi -valintaikkuna tulee näkyviin
- Valitse Asetukset -välilehdessä Mukautettu validointiehdoissa ja kirjoita kaava muodossa = LEN (B2) = 9 kaava -laatikossa
- Edellä mainittu kaava estää käyttäjiä antamasta pienempiä tai suurempia numeroita kuin 9 numeroa.
- Napsauta OK
- Jos syötämme täsmälleen 9 numeroa sarakkeeseen B, solu hyväksyy numerot
- Jos annamme tarkoituksellisesti yli 9 numeroa, Excel ei salli syöttämistä, ja virheilmoitus ilmoittaa ongelmasta.
- Jos syötämme alle 9 numeroa, myös Excel ei salli meidän syöttämistä ja virheilmoitus tulee näkyviin.
Excelin sisäänrakennetun ominaisuuden Data Validation avulla voimme laatia mukautettuja raportteja, jotta käyttäjä voi syöttää raporttien tekemiseen hyödyllisiä tietoja.