Tässä artikkelissa opimme luomaan dynaamisen avattavan luettelon Microsoft Excelissä.
Tiedämme, että tietojen validointiominaisuus parantaa Excelin tietojen syöttämisen tehokkuutta ja vähentää virheitä ja kirjoitusvirheitä. Sitä käytetään rajoittamaan käyttäjää sille alueelle, joka voidaan syöttää alueelle. Virheellisten tietojen tapauksessa se näyttää viestin ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden syöttää tiedot määritetyn ehdon perusteella.
Mutta dynaaminen pudotusvalikko Excelissä on kätevämpi tapa valita tiedot tekemättä muutoksia lähteeseen. Toisin sanoen, sano, että aiot päivittää luettelon usein, jonka olet ottanut avattavasta luettelosta. Ja jos ajattelet muutoksia luetteloon, sinun on muokattava tietojen validointia joka kerta, jotta saat päivitetyn avattavan luettelon.
Mutta tässä kohtaa dynaaminen pudotusvalikko tulee kuvaan, ja se on paras vaihtoehto valita tietoja tekemättä muutoksia tietojen validointiin. Se on hyvin samanlainen kuin tavallinen tietojen validointi. Kuitenkin, kun päivität luettelon, dynaaminen avattava luettelo muuttuu vastaamaan kyseistä toimintoa, kun taas tavallinen pudotusvalikko ei.
Otetaan siis esimerkki ja ymmärretään, miten luomme dynaamisen avattavan luettelon:-
Meillä on luettelo tuotteista sarakkeessa A, ja saamme dynaamisen avattavan luettelon tuotteista solussa D9.
Taulukon nimi epäsuoralla toiminnolla
Ensin luomme taulukon; noudata alla olevia ohjeita:-
- Valitse alue A8: A16
- Siirry Lisää -välilehteen ja napsauta sitten Taulukko
- Kun napsautat "Taulukko" -vaihtoehtoa, taulukko -ikkuna avautuu
- Valitse sitten alue, jolle haluamme lisätä taulukon A8: A17
- Napsauta OK
- Napsauta nyt OK
- Näet, että tämä alue on muunnettu taulukkoksi, ja tämän taulukon otsikossa on myös avattava suodatin
Huomautus: - Jos lisäämme minkä tahansa tuotteen tai kohteen luettelon loppuun, taulukko laajenee automaattisesti sisältämään uudet tuotteet tai kohteet.
Luomme nyt dynaamisen pudotusvalikon soluun D9, noudata alla annettuja ohjeita:-
- Valitse solu D9
- Avaa Tietojen vahvistus -valintaikkuna painamalla näppäimiä ALT+D+L.
- Valitse avattavasta Salli -luettelosta Lista
- Kirjoita sitten tämä toiminto = Epäsuora ("Taulukko 1") lähde -välilehdelle
- Napsauta OK
Huomautus: - Kun napsautamme OK, Excelissä avautuu ikkuna, jossa sanotaan, että syötteessä on jotain vikaa. Tämä johtuu siitä, että Excel ei hyväksy mitään itse laajenevaa taulukkoa suoraan tietojen validoinnissa.
Lisää nyt uusia tuotteita tuoteluetteloon.
Yllä olevassa kuvassa näemme, että uusi lisätty tuote näkyy avattavassa luettelossa.
2toinen Esimerkki:-
Tässä esimerkissä opimme antamaan taulukon nimen vaihteluvälinimeksi
Meillä on jo taulukon nimi, mutta tässä meidän on määritettävä tämän taulukon nimi saadaksesi dynaamisen pudotusluettelon; noudata alla olevia ohjeita:-
- Valitse solu D10
- Siirry taulukon valikoimaan, ja otsikkoa lukuun ottamatta valitsemme alueen ensimmäisestä tuotteesta viimeiseen tuotteeseen
- Siirry nimikenttään ja kirjoita lyhyt nimi "tablerange", paina Enter
- Enter -näppäimen painamisen jälkeen näemme, että mikään ei ole muuttunut nimikentässä
- Napsauta avattavaa luettelovaihtoehtoa nähdäksesi kaikki käytettävissä olevat nimetyt alueet
- Avattavassa luettelossa näemme myös nimen, jonka juuri määritimme tälle taulukolle
- Siirrymme nyt tietojen validointiin ja syötetään "Lähde" -kohtaan "taulukkoalue"
Huomautus:- Jos et muista, minkä nimen olet antanut kyseiselle alueelle, voit painaa F3-näppäintä ja esiin tulee ikkuna, joka ehdottaa kaikkia käytettävissä olevia nimettyjä alueita.
- Siirry nyt "Syöttöviesti" -välilehdelle ja kirjoitamme otsikkoon "Valitse tuote" ja kirjoitamme sitten viestin runkoon: "Valitse tuotteesi luettelosta"
- Siirry nyt "Virheilmoitus" -välilehdelle ja kirjoitamme otsikkoon "Virheellinen tuote" ja kirjoitamme virheilmoitukseen "Olet antanut väärän tuotteen"
- Napsauta OK
- Solu D10, joka sisältää syöttöviestin ja avattavan luettelon
- Nyt kun lisäämme minkä tahansa tuotteen luetteloon, se näkyy avattavassa luettelossa automaattisesti
Mutta mitä tapahtuu, kun ohitamme yhden solun viimeisen solun jälkeen ja lisäämme sitten uuden tuotteen tai kohteen? Näet, että tällä kertaa taulukkoalue ei ole laajentunut, ja itse asiassa juuri lisätty tuote on yleisessä muodossa. Näkyykö se sitten pudotusvalikossa vai ei? Tarkistaaksemme, että kun menemme soluun D10 ja tarkistamme avattavan luettelon, voimme nähdä saman vanhan avattavan luettelon ilman uutta tuotetta. Tämä johtuu siitä, että taulukkoalue ei löytänyt mitään viimeisen solun jälkeen, joten alue ei kulunut.
3rd Esimerkki:-
Seuraavissa kahdessa menetelmässä opimme, kuinka voimme tehdä avattavasta luettelostamme dynaamisemman OFFSET- ja COUNTA -toimintojen avulla.
Noudata alla olevia ohjeita:-
- Valitse solu D11 ja paina ALT + D + L
- Tietojen validointi -valintaikkuna avautuu
- Valitse nyt luettelo "Salli" -vaihtoehdosta
- Kirjoita sitten Lähde-vaihtoehtoon seuraava kaava:-
= SIIRTO ($ A $ 9,0,0, COUNTA ($ A: $ A), 1)
Kaavan selitys:- Olemme valinneet A9: n, joka on sarjan ensimmäinen tuote, ja kirjoitamme sitten 0: n 2: eentoinen argumentti, koska emme halua siirtää riviä lähtöpisteestä; sitten taas 0 3: ssard argumentti, koska tässä emme halua muutoksia sarakkeiden lukumäärään eikä lähtökohdasta. Ja sitten olemme siirtyneet COUNTA-funktioon ja valinneet koko sarakkeen A. Tämä argumentti tarkistaa rivien korkeuden palauttaakseen ei-tyhjän määrän. Se laajentaa aluetta, kun alueelle tehdään muutoksia.
Ja viimeinen argumentti "Leveys" on valinnainen argumentti. Se on leveys sarakkeiden lukumäärässä. Voimme joko ohittaa sen tai kirjoittaa 1 tähän nyt. Jos ohitamme, se ottaa oletusarvoisesti huomioon palautetun alueen leveyden, jonka annoimme argumentissa, ja suljemme sulut.
- Kun olet napsauttanut OK, voimme nähdä avattavan luettelon solussa D11
- Se näyttää tyhjän luettelon ja sitten lisäämämme tuotteet
4th Esimerkki:-
Tässä esimerkissä käytämme toimintoa nimen määrittämiseen.
Määritä alueen nimi seuraavasti:-
- Paina CTRL + F3, Nimenhallinta -valintaikkuna tulee näkyviin
- Napsauta Uusi
- Määritä alueen nimi "ProdName" ja kirjoita alla oleva kaava:-
= OFFSET ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A $ 9,0,0, COUNTA ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A: $ A))
- Napsauta OK
- Avaa tietojen vahvistusikkuna painamalla näppäinyhdistelmää Alt + D + L.
- Valitse avattavasta Salli -luettelosta Lista
- Kirjoita Lähde -välilehdelle = Tuotteen nimi
- Napsauta OK
- Jos nyt lisäämme jotain luetteloon, sama näkyy luettelossa
Joten näin voit saada dynaamisen luettelon mille tahansa tuotteelle tai tuotteelle eri menetelmillä tietojen validoinnin avulla. Tässä kaikki tältä erää. Tämän sarjan seuraavassa videossa selitämme kuinka luoda riippuvainen avattava luettelo eri menetelmillä Excelissä.
Napsauta videolinkkiä, niin pääset nopeasti käyttämään sitä. Tilaa uusi kanavamme ja jatka oppimista kanssamme!
Jos pidit blogistamme, jaa se ystävillesi Facebookissa. Voit myös seurata meitä Twitterissä ja Facebookissa.
Haluaisimme kuulla sinusta, kerro meille, kuinka voimme parantaa, täydentää tai innovoida työtämme ja parantaa sitä sinulle. Kirjoita meille sähköpostitse