Miksi ostaa kallis läsnäolonhallintatyökalu käynnistyksellesi, jos voit seurata tiimin osallistumista Excelissä? Joo! Voit luoda läsnäoloseurannan helposti Excelissä. Tässä artikkelissa opimme, miten se tehdään.
Vaihe 1: Luo työkirjaan 12 arkkia joka kuukausi
Jos aiot seurata läsnäoloa vuoden ajan, sinun on luotava jokaisen kuukauden taulukko Excelissä.
Vaihe 2: Lisää sarakkeita kullekin päivämäärälle kunkin kuukauden taulukossa.
Luo nyt taulukko, joka sisältää joukkuetovereidesi nimet, sarakkeen kokonaissummille ja 30 (tai päivien määrä kuukaudessa) sarakkeen, joiden sarakeotsikoina ovat päivämäärä ja arkipäivä.
Saat viikonpäivän nimen etsimällä kalenterin tai käyttämällä kaavaa kopioimalla sen muihin soluihin.
| = TEKSTI (päivämäärä, "ddd") |
Voit lukea siitä täältä.
Muotoile viikonloput ja juhlapyhät tummiksi ja täytä ne kiinteillä arvoilla, kuten Viikonloppu/Loma, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.
Tee sama jokaiselle arkille.
Vaihe 3. Korjaa mahdolliset syötteet käyttämällä tietojen validointia jokaiselle avoimelle solulle.
Nyt jokainen voi lisätä läsnäolonsa taulukkoon, mutta he voivat kirjoittaa satunnaista tekstiä. Jotkut voivat kirjoittaa P nykyhetkeen, Present tai per, jne. Tietojen yhdenmukaisuus on pakollinen kaikissa läsnäolonhallintajärjestelmissä.
Jotta käyttäjät voivat kirjoittaa P tai A vain läsnä oleville ja poissa oleville, voimme käyttää tietojen validointia.
Valitse mikä tahansa solu, siirry valintanauhan tietoihin ja napsauta tietojen validointia. Valitse luettelo vaihtoehdoista ja kirjoita tekstikenttään A, P.
Paina OK.
Kopioi tämä validointi koko avoimelle tietoalueelle (avoin alue tarkoittaa solua, johon käyttäjä voi lisätä arvoja).
Vaihe 3: Lukitse kaikki solut paitsi silloin, kun läsnäolo on syötettävä.
Valitse päivämäärä ja päivämääräsarake. Valitse esimerkiksi 1. tammikuuta. Napsauta nyt valittua aluetta ja siirry solun muotoiluun. Mene suojaan. Poista lukitun valintaruudun valinta. Paina OK. Kopioi nyt tämä alue kaikille avoimille ajanjaksoille.
Tämä sallii pääsyn näihin soluihin vain, kun suojaamme laskentataulukot laskentataulukoiden suojausvalikon avulla. Siten kaavasi, tiedot ovat ennallaan ja käyttäjät voivat vain muokata läsnäoloaan.
Vaihe 4: Laske joukkuetoverien nykyiset päivät
Joten miten lasket nykypäivän? No, jokaisella on oma kaavansa osallistumisen laskemiseen. Keskustelen täällä omastani. Voit tehdä muutoksia läsnäololomakkeen vaatimusten mukaisesti.
Lasken nykypäivien kokonaismäärän kuukauden kokonaispäivinä vähennettynä poissaolopäivien lukumäärällä. Tämä pitää vapaat ja viikonloput kurissa. Ne lasketaan automaattisesti työpäiviksi.
Joten Excel -kaava nykypäivän laskemiseen on seuraava:
| = COUNT (päivämäärät) -COUNTIF (läsnäoloalue, "A") |
Tämä pitää oletusarvoisesti kaikki paikalla koko kuukauden ajan, kunnes olet merkinnyt heidät poissa taulukkoon.
Esimerkissä kaava on seuraava:
| = LASKE ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, "A") |
Olen kirjoittanut tämän kaavan soluun B3 ja kopioinut sen sitten alas. Voit nähdä, että 27 päivää näytetään lahjana. Vaikka en ole täyttänyt kaikkia läsnäolosoluja. Voit pitää sen tällä tavalla, jos haluat niiden olevan oletusarvoisesti läsnä. Tai jos haluat, että ne ovat oletuksena poissa, tarkista, että kaikki solut ovat poissa. Tämä laskee vain nykyiset päivät tässä laskelmassa.
Vaihe 5: Suojaa arkki
Nyt kun olemme tehneet kaiken tällä sivulla. Suojataan se, jotta kukaan ei voi muuttaa taulukon kaavaa tai muotoilua.
Siirry valintanauhan arvostelu -välilehteen. Etsi Suojaa arkki -valikko. Klikkaa sitä. Se avaa valintaikkunan, jossa kysytään käyttöoikeuksia, jotka haluat antaa käyttäjille. Tarkista kaikki käyttöoikeudet, jotka haluat sallia. Haluan vain, että käyttäjä voi täyttää läsnäolonsa millään muulla. Joten aion pitää sen sellaisena kuin se on.
Käytä salasanaa, jonka muistat helposti. Muussa tapauksessa kuka tahansa voi avata sen lukituksen ja muuttaa läsnäolotyökirjaa.
Jos yrität muuttaa osallistumattomia soluja, Excel ei salli sinun tehdä niin. Voit kuitenkin muuttaa osallistumissoluja, koska olemme poistaneet ne suojaamattomina.
Vaihe 6: Tee yllä oleva toimenpide kaikille kuukausilehdille
Tee sama joka kuukausilomakkeelle. Paras tapa on kopioida sama arkki ja tehdä siitä 12 arkkia. Poista niiden suojaus ja tee tarvittavat muutokset ja suojaa ne sitten uudelleen.
Valmistele läsnäololista
Vaikka meillä on kaikki taulukot valmiina käytettäväksi läsnäolon täyttämiseen, meillä ei ole yhtä paikkaa seurata niitä kaikkia.
Hallinto haluaisi nähdä koko läsnäolon yhdessä paikassa eri arkkien sijasta. Meidän on luotava läsnäololista.
Vaihe 7: Valmistele päätaulukko osallistujien seurantaan yhdessä paikassa Excelissä
Valmistele tätä varten taulukko, joka sisältää joukkuetoverien rivin otsikoina ja kuukauden nimen sarakeotsikoina. Katso alla oleva kuva.
Vaihe 7: Hae tiimin läsnäolo kustakin kuukausilehdestä
Voit tarkastella läsnäoloa taulukosta käyttämällä yksinkertaista VLOOKUP -kaavaa, mutta sitten meidän on tehtävä se 12 kertaa kullekin arkille. Mutta tiedät, että meillä voi olla yksi kaava etsiä useista arkeista.
Käytä tätä kaavaa solussa C3 ja kopioi loput taulukot.
| = HAKU ($ A3, Epäsuora (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Koska tiedämme, että kaikki taulukot osallistuvat kokonaisuudessaan alueelle B3: B12, käytämme epäsuoraa funktiota arvojen noutamiseen useista arkeista. Kun kopioit tämän kaavan oikealle, se etsii arvoja helmikuun taulukoista.
Varoitus: varmista, että arkkien nimet ja pääsarakkeen sarakkeiden otsikot ovat samat, muuten tämä kaava ei toimi.
Vaihe 8: Käytä Sum -toimintoa saadaksesi kaikki tiimikaverisi vuoden nykyiset päivät.
Tämä on valinnainen. Halutessasi voit laskea työntekijöidesi nykypäivän kokonaismäärät ympäri vuoden yksinkertaisesti käyttämällä summakaavaa.
Ja se on siinä. Meillä on Excel -läsnäolonhallintajärjestelmämme valmiina. Voit muokata tätä vaatimuksesi mukaan. Käytä sitä palkan laskemiseen, kannustimen laskemiseen tai mihin tahansa muuhun. Tämä työkalu ei petä sinua.
Voit tehdä muutoksia lomien ja viikonloppujen laskemiseen erikseen jokaisessa taulukossa. Vähennä ne sitten nykypäivän kokonaismäärästä työpäivien kokonaismäärän laskemiseksi. Voit myös lisätä L for Leave -valikon alasvetovalikkoon merkitäksesi työntekijöiden lomaa.
Joten kyllä kaverit, tällä tavalla voit luoda Excel -läsnäolonhallintajärjestelmän käynnistyksellesi. Se on halpaa ja erittäin joustavaa. Toivon, että tämä opetusohjelma auttaa sinua luomaan oman Excel -läsnäolotyökirjasi. Jos sinulla on kysyttävää, kerro minulle alla olevasta kommenttiosasta.
Haku muuttujataulukoista INDIRECT: Voit etsiä taulukon muuttujasta Excelissä käyttämällä INDIRECT -funktiota. Epäsuora toiminto ottaa tekstialueen ja muuntaa sen todelliseksi läsnäoloalueeksi.
Käytä INDEX- ja MATCH -toimintoja arvon etsimiseen: INDEX-MATCH-kaavaa käytetään arvon etsimiseen dynaamisesti ja tarkasti annetusta taulukosta. Tämä on vaihtoehto VLOOKUP -toiminnolle ja se poistaa VLOOKUP -toiminnon puutteet.
Käytä VLOOKUPia kahdesta tai useammasta hakutaulukosta | Voit etsiä useista taulukoista IFERROR -lähestymistavan. Useiden taulukoiden etsiminen vie virheen seuraavan taulukon kytkimeksi. Toinen menetelmä voi olla If -lähestymistapa.
Kirjainkokoherkän haun tekeminen Excelissä | Excelin VLOOKUP -toiminto ei erota kirjainkoolla ja se palauttaa luettelon ensimmäisen vastaavan arvon. INDEX-MATCH ei ole poikkeus, mutta sitä voidaan muuttaa siten, että sen kirjainkoko on herkkä. Katsotaan kuinka…
Etsi usein esiintyvä teksti ja kriteerit Excelissä | Hakutapa esiintyy useimmiten tekstissä alueella, jossa käytämme INDEX-MATCH with MODE -toimintoa. Tässä on menetelmä.
Suosittuja artikkeleita:
50 Excel -pikanäppäintä tuottavuuden lisäämiseksi | Nopeuta tehtävääsi. Nämä 50 pikanäppäintä tekevät työskentelystäsi entistä nopeampaa Excelissä.
Excel VLOOKUP -toiminnon käyttäminen| Tämä on yksi eniten käytetyistä ja suosituimmista Excel -toiminnoista, jota käytetään arvon etsimiseen eri alueilta ja arkeilta.
Excelin käyttäminen COUNTIF -toiminto| Laske arvot olosuhteilla käyttämällä tätä hämmästyttävää toimintoa. Sinun ei tarvitse suodattaa tietoja laskeaksesi tiettyjä arvoja. Laskutoiminto on välttämätön kojelaudan valmistelemiseksi.
SUMIF -toiminnon käyttäminen Excelissä | Tämä on toinen kojelaudan olennainen toiminto. Tämä auttaa sinua laskemaan yhteen arvot tietyissä olosuhteissa.